いつも何気なくもらって眺めているだけの給与明細。
ついつい「いらないかな」なんて思ってすぐにカバンの中に入れて忘れてしまったりしますよね。

給与明細ですが、捨ててしまうと困ってしまう場面があるかもしれません。
いつ、どんなときに利用するのか。
どんな形で保管しておけばいいのか。

今さら人には聞けない疑問を見てみましょう。

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給与明細を捨てない方がいい5つの理由

確定申告の作成に必要になったとき

副業などで給与以外の収入がある場合は、確定申告が必要になってきます。
また、ふるさと納税や高額医療費控除などを利用している場合も確定申告が必要になってきます。
給与所得についても記載が必要になりますので、給与明細が必要です。

失業した場合に失業にかかわる給付金を申請するとき

退職した時にもらえる離職票に書かれた賃金支払状況等など、給与に関する記載が正しいのかどうか確認するなど、必要になる場合があります。

退職予定のとき、厚生年金などが支払われているかを確認するとき

厚生年金の加入期間や会社が本当に厚生年金を支払っていたかどうかを確認する必要がある場合もあります。
そうしたチェックに使用することもできます。

住宅ローンの申請などで、収入の証明に使用するとき

ローンを組むなど、収入を証明するための書類として給与明細を使用することが出来ます。

不測の事態で使用するとき

災害などで突然失業した場合など、離職票がもらえない場合もあります。
そういった場合に、失業給付金の申請などで使用する場合もあります。
また、離婚調停などで関係書類として提出を求められる場合もあるようです。

給与明細の保管期間と保管方法

最低でも2年間。できれば、5年間保管しましょう。

未払いの給与や残業代は、過去2年間にさかのぼって請求することが出来ます。
また、確定申告の場合には過去5年分が必要になる場合もあります。

どのような保管方法がいいのでしょうか。
ただ、箱や引き出しに入れておくだけでは、うっかり捨ててしまうかもしれません。
そうでなくても、目的の給与明細を箱の中から探し出すのは面倒ですよね。

・紙でファイリングする。
・スマホなどの画像として保管する。
・PDFデータとして保管する。
・クラウドサービスを利用してデータ保管する

などがあります。

いずれの場合でも、給与明細に記載されている中身を確認できるように保管しましょう。
いざという時のために、検索、確認しやすいようにしておくと便利です。

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給与明細の再発行はできる?

給与明細の発行は、法令上の義務となっています。
しかし、再発行については法律上の義務はありません。

それぞれの会社によって再発行についての対応はまちまちなようです。

気軽に再発行に応じてくれる会社もあれば、再発行にはいっさい応じない会社もあるようです。

なくしてしまった給与明細がどうしても必要だ。
という場合には、とにかく会社に相談してみるほかないようですね。

使用する状況によっては、給与証明書など別の書類で代用がきく場合もあるようです。
一度、会社や提出を求められている機関などに相談してみてもいいかもしれません。

給与明細にしろ、その他の書類にしろ、大切な個人情報であることに変わりはありません。
再発行するにしても、手間も時間もかかります。
捨てる場合は、その内容を確かめてから、本当に捨てていいのか考えてからの方がいいでしょう。

まとめ

普段何気なくもらっている給与明細。
こうしてみてみると、とても重要なものだったことに気が付きます。

今まで、捨ててしまっていたな。
というあなたも、これを機会に給与明細の保管について考えてみてもいいかもしれませんね。

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